وبلاگ جامع حسابداری

بسمه تعالي

مقدمه

از انجائيكه دفاتر اسناد رسمي به موجب بند ب ماده 95 قانون مالياتهاي مستقيم مكلف به ثبت فعاليتهاي شغلي در دفتر درآمد و هزينه ميباشند و هدف سازمان امور مالياتي از در اختيار گذاردن دفاتر درآمد و هزينه اين است كه مشخص شود اولاً چه درآمدهائي توسط صاحبان دفاتر اسناد رسمي  تحصيل گرديده است و ثانياً روابط مالي بين دفتر اسناد رسمي با ساير اشخاص  از چه قرار است و ثالثاً نتيجه درآمد و هزينه يك دفتر براي يك مدت يا دوره معين چه بوده است لذا ضروري است قبل از تحرير دفتر و ثبت هرگونه فعاليت مالي از برخي مقررات و قوانين مرتبط اطلاع حاصل گردد بدين منظور آئين نامه تحرير دفاتر ذيلاً مورد بررسي قرار داده ميشود .

بخش اول : كليات

منشاء الزام قانوني بر نگاهداري دفتر درآمد و هزينه بند ب ماده 95 قانون مالياتهاي مستقيم مي باشد .

با توجه به بند ب ماده 95 قانون مالياتهاي ـ صاحبان مشاغل موضوع اين فصل مكلفند اسناد و مدارك مثبته كافي براي تشخيص درآمد مشمول ماليات خود نگاهداري كنند. صاحبان‌مشاغل از لحاظ تشخيص درآمد مشمول ماليات به گروه‌هاي زير تقسيم مي‌شوند:

‌الف ـصاحبان مشاغلي كه به موجب اين قانون مكلف به ثبت فعاليت‌هاي شغلي خود در دفاتر روزنامه و كل موضوع قانون تجارت هستند و بايد دفاتر‌و اسناد و مدارك مربوط را با رعايت اصول و موازين و استانداردهاي پذيرفته شده حسابداري نگاهداري كنند.

ب ـ صاحبان مشاغلي كه بر حسب اين قانون مكلف به ثبت فعاليت‌هاي شغلي خود در دفاتر درآمد و هزينه مي‌باشند. نمونه‌هاي دفاتر مذكور توسط‌سازمان امور مالياتي كشور تهيه مي‌گردد و در دسترس قرار مي‌گيرد.

‌و بموجب تبصره دو همان ماده آيين‌نامه مربوط به روش‌هاي نگهداري دفاتر و اسناد و مدارك و نحوه ثبت وقايع مالي و چگونگي تنظيم صورت‌هاي مالي نهايي براساس‌نوع فعاليت و همچنين رعايت اصول و موازين و استانداردهاي پذيرفته شده حسابداري توسط سازمان امور مالياتي كشور با كسب نظر از جامعه‌حسابداران رسمي تهيه و به تصويب وزير امور اقتصادي و دارايي خواهد رسيد.

بنابر اين :

مشمولين بند الف  بايد دفاتر‌  و اسناد و مدارك مربوط را با رعايت اصول و موازين و استانداردهاي پذيرفته شده حسابداري نگاهداري كنند. ولي مشمولين بند ب فقط مكلف به ثبت فعاليتهاي شغلي خود در دفاتر درآمد و هزينه ميباشند .

تفاوت ميان مشمولين بند الف و ب باعث تفاوت تعداد و نوع دفاتري شده است که هريك حسب مورد استفاده مينمايند و رعايت اصول حسابداري  توسط مشمولين بند ب مورد نظر قانونگذار نبوده است علاوه بر اين بموجب بند 11 مقدمه‌اي‌ بر استانداردهاي‌ حسابداري‌ از آنجا كه‌ شرط‌ اوليه‌ مفيد بودن‌ اطلاعات‌ ارائه‌ شده‌ در صورتهاي‌ مالي‌ اهميت‌ آنهاست‌، لذا الزامات‌ استانداردهاي‌ حسابداري‌ در موارد كم‌ اهميت‌ كاربرد ندارد. و بموجب بند 8 همان مقدمه  در مورد موضوعاتي‌ كه‌ استاندارد حسابداري‌ مربوط‌ به‌ آن‌ صادر نشده‌ است‌، صورتهاي‌ مالي‌ بايد برمبناي‌ يكي‌ از رويه‌هاي‌ متداول‌ حسابداري‌ تهيه‌ و ارائه‌ گردد كه‌ با معيارهاي‌ كلي‌ ارائه‌ شده‌ در مفاهيم‌ نظري‌ گزارشگري‌ مالي‌ نزديك‌ترين‌ انطباق‌ را دارد و فراهم‌كننده‌ تصوير مطلوبي‌ از وضعيت‌ مالي‌، عملكرد مالي‌ و انعطاف‌پذيري‌ مالي‌ واحد تجاري‌ است‌. و لي در هرصورت مشمولين بند الف و ب مكلفند اسناد و مدارك مثبته كافي براي تشخيص درآمد مشمول ماليات خود نگاهداري كنند .

اسناد و مدارك مثبته : در حسابداري به اسناد و مداركي كه دلالت بر وقوع يك معادله يا رويداد مالي مشخص دارد اسناد و مدارك مثبته گفته مي شود .

اسناد و مدارك مثبته نشان دهنده تاريخ ، مبلغ و ماهيت رويداد مالي است و بايد روشن ، واضح و معتبر باشد تا قابليت اتكا داشته باشد مانند : فاكتور فروش ، رسيد بانكي ، قبض آب ، رسيد صندوق

درآمد : مبلغي است كه بابت ارائه خدمات به مشتريان دريافت شده و يا در آينده دريافت خواهد شد. كه در دفاتر اسناد رسمي از سه بخش درآمد حق التحرير اسناد ، درآمد حق التحرير گواهي امضاء و درآمد ساير خدمات ميباشد

در حسابداري درآمدها به محض ارائه خدمت به مشتري حتي اگر وجه نقد آن دريافت نشده باشد ، درآمد تحقق يافته است .

هزينه : عبارت است از مخارجي كه يك موسسه براي ارائه خدمت به مشتريان و كسب درآمد متحمل مي شود . و  نقدي يا غير نقدي ميباشد .

1- هزينه نقدي : در زمان دريافت خدمت از ديگران بصورت نقدي پرداخت گردد ، در اين صورت هزينه محقق شده مثل : پرداخت قبض آب

2- هزينه غير نقدي : خدمت دريافت و قرار است وجه آن در آينده پرداخت شود ، در اين صورت هزينه به وقوع پيوسته است .

تمامي پرداخت ها هزينه به شمار نمي آيد مثلاً خريد اثاثيه يا بازپرداخت بدهي ها هزينه تلقي نمي شود                                                                                                                                              

کلاً ملاك ثبت هزينه ها وقوع آن ها است و در حسابداري براي ثبت رويدادهاي مالي و مرتبط با درآمد و هزينه دو روش وجود دارد :

1- مبناي نقدي : درآمد و هزينه در زمان دريافت و پرداخت شناسايي و ثبت مي شود

كه سود خالص عبارت است از وجوه نقد دريافتي بابت درآمدهامنهاي وجوه نقد پرداختي بابت هزينه ها

2- مبناي تعهدي : كه درآمد ها به هنگام تحقق و هزينه ها در زمان وقوع شناسايي و در دفاتر ثبت مي شوند . (براي ثبت فعاليت هاي مالي موسسات انتفاعي بايد از اين مبناي تعهدي استفاده كرد . )

اين دو روش بر مبناي دو اصل حسابداري ‌‌‌تحقق درآمد و تطابق مبتني است .

اصل تحقق درآمد :

درآمد بايد به محض ارائه خدمت به مشتري شناسايي و ثبت شود اعم از اينكه بهاي آن نقداً دريافت شده باشد يا نشده باشد .

اصل تطابق :

هزينه هاي هر دوره مالي بايد از درآمدهاي همان دوره مالي كه در ايجاد آنها موثر بوده كسر گردد .

هزينه هاي قابل قبول وفق مواد 147 به بعد قانون مالياتهاي مستقيم  هزينه هائي است كه در حدود متعارف متكي به مدارك بوده و منحصراً مربوط به تحصيل درآمد موسسه در دوره مالي مربوط با رعايت حد نصابهاي مقرر باشد  كه تعدادي از آنها  بشرح ذيل ميباشند : قيمت خريد مواد مصرفي ، هزينه هاي استخدامي ،حقوق و دستمزد و مزاياي غيرمستمر ، هزينه هاي بهداشتي و درماني ، حق سنوات ، خسارت اخراج ، حق بيمه كاركنان سهم كارفرما ،كرايه محل موسسه درصورتيكه اجاري باشد ،مال الاجاره پرداختي طبق سند رسمي و در غير اينصورت در حدود متعارف ،اجاره بهاي ماشين الات و ادوات ،مخارج سوخت ،برق ، روشنائي ، آب ، مخابرات و ارتباطات ،حق الامتياز پرداختي و حقوق و عوارض ،هزينه هاي مربوط به جبران خسارت وارده مربوط به فعاليت و دارائي موسسه ،هزينه هاي جزئي مربوط به محل موسسه كه عرفاً به عهده مستاجر است ،هزينه نرم افزار مورد استفاده دفتر ،بهاي ملزومات اداري و لوازمي كه معمولاً ظرف يكسال از بين ميرود ،مخارج تعميير و نگاهداري لوازم ، هزينه هاي مربوط به حق عضويت و حق اشتراك مربوط به فعاليت موسسه ،

بخش دوم بررسي آئين نامه مربوط به روش هاي نگهداري دفاتر واسناد ومدارک و نحوه ثبت وقايع مالي و چگونگي تنظيم صورتهاي مالي نهائي موضوع تبصره 2 ماده 95اصلاحي مصوب 27/11/1380 قانون مالياتهاي مستقيم

کليات:

وفق ماده1 مقررات اين آئين نامه شامل مؤدياني است که در موعد مقرر در قانون مالياتهاي مستقيم مصوب 3/12/1366 و اصلاحيه هاي بعدي آن ترازنامه و حساب سود وزيان و يا حسب مورد حساب درآمد و هزينه و حساب سود وزيان خود را با رعايت مقررات مربوط تسليم مي نمايند .

بنابر اين درصورتيكه دفتري تا پايان تير ماه حساب درآمد و هزينه سال قبل خود را  كه به همراه اظهارنامه مالياتي تسليم ميشود   به اداره امور مالياتي مربوطه ويا اداره امور مالياتي محل سكونت و يا پست تسليم ننمايد مشمول مقررات اين آئين نامه نخواهد بود و علاوه بر تعلق جرائم ماليات بصورت علي الرآس تشخيص داده خواهد شد .

وفق تبصره ماده 1 مؤديان در انتخاب يکي از رويه هاي حسابداري بر اساس استانداردهاي پذيرفته شده مجازند و در سالهاي بعد بايد همان رويه را اعمال نمايند. در صورتي که به جهات مشخصي تغيير رويه داده باشند مکلفند اثرات حاصل از تغيير رويه با بر صورتهاي مالي مشخص و طي يادداشتي جداگانه به امور مالياتي تسليم نمايند .

قبلاً متذكر شديم براي ثبت فعاليت هاي مالي موسسات انتفاعي بايد از مبناي تعهدي استفاده كرد بنابراين  درآمد ها به هنگام تحقق و هزينه ها در زمان وقوع شناسايي و در دفاتر ثبت مي شوند براي مثال چنانچه هزينه حق بيمه كاركنان سهم كارفرما مربوط به فروردين در ماه ارديبهشت پرداخت گردد به عنوان هزينه ماه فروردين محاسبه و در دفتر ثبت ميشود .

وفق ماده 2 دفتر مشمول اين آئين نامه عبارت است از دفتر مشاغل (دفتر درآمد و هرينه) که قبل از ثبت هرگونه عمليات حسابداري درآن از طرف ادارات امور مالياتي ذيربط حسب مورد امضاء، پلمب و ثبت گرديده و به فارسي تحرير شده باشد.

و وفق تبصره 1 ماده 2 اشتباه در شماره گذاري صفحات و همچنين اشتباهات ناشي از پلمب دفاتر در مراجع مذکور موجب بي اعتباري دفاتر نخواهد بود.

و وفق تبصره 2 آن نوشتن دفاتر با وسايلي که به سهولت قابل محو است (مانند مواد گرافيت) ممنوع است.

وفق  ماده 3 مؤديان مشمول آئين نامه مرقوم مکلفند براي هر سال مالي، فقط از دفاتر امضاء، پلمب وثبت شده ظرف يک سال قبل استفاده نمايند، مگر اينکه در اثناء سال بعلت تمام شدن دفاتر نياز به دفاتر جديد باشد که در اينصورت مجاز هستند دفاتر جديد امضا، ، پلمب و ثبت نمايند و با رعايت مقررات ماده 16 آئين نامه ادامه عمليات مالي را در دفاتر جديد ثبت کنند. درج تعداد ومشخصات دفاتر ماخوذه براي استفاده در هر سال مالي، در اظهارنامه مالياتي مربوط به آن سال الزامي است.

وفق ماده 7 دفتر مشاغل (دفتر درآمد و هزينه) دفتري است که حداقل داراي ستون هائي براي درج تاريخ، شرح معاملات، درآمد، هزينه و دارائي هاي قابل استهلاک باشد و معاملات مذکور به ترتيب تاريخ وقوع در آن ثبت گردد به طوري که در پايان سال تعيين جمع درآمد و هزينه شغلي مودي و تنظيم حساب سود زيان از آن امکان پذير باشد

دفتر مصوب براي دفاتر اسناد رسمي دفتر درآمد و هزينه ميباشد كه مطابق نمونه ذيل ميباشد و سردفتر مكلف است در طول سال مالي قبل براي سال آينده ان را تهيه و با مراجعه به اداره امور مالياتي مربوطه نسبت به پلمپ ان اقدام نمايد و حق استفاده از دفتر ديگري را ندارد حتي اگر از دفاتر سالهاي قبل دفتر سفيد و نانويس هم باشد اجازه استفاده از ان را ندارد و بايد دفتر جديد تهيه و پلمپ نمايد و در ثبت ان حتي در جمع صفحات كه به صفحه بعد انتقال مينمايد بايد با خودكار ، خودنويس و از اين قبيل وسائل نوشته شود و  بطور كلي با وسائلي كه به آساني پاك ميشود مانند مداد نوشته نشود .

وفق ماده 10  مدارک حساب عبارت از مستنداتي است که بيانگر وقوع يک يا چند فعاليت يا رويداد مالي يا محاسباتي بوده و اسناد حسابداري و دفاتر بر مبناي آنها تنظيم و تحرير مي گردد.

با توجه به اينكه اكثر دفاتر اسناد رسمي از سيستم هاي الكترونيكي براي ثبت درآمد و هزينه استفاده مينمايند و درآمد و هزينه خود را بصورت ماهانه ثبت مينمايند لذا سند حسابداري به شكلي كه در شركتها استفاده ميشود براي اين دفاتر كاربرد ندارد بلكه به جاي آن ميتوانند از نمونه ذيل كه صورت خلاصه هزينه و درامد ميباشد استفاده نمايند ولي دقت شود اين برگه فقط براي سهولت در ثبت دفتر و بايگاني مدارك حساب ميباشد كه مستندات درامد و هزينه به ان پيوست  و نگاهداري ميشود.

وفق ماده 11  مؤديان مجاز به نگهداري دفاتر مشاغل (دفتر درآمد وهزينه) بايد هرگونه درآمد و هزينه و خريد و فروش دارائي هاي قابل استهلاک خود را طبق مقررات اين آئين نامه حسب مورد در دفاتر مربوط ثبت کنند ولو آنکه براي نگهداري حساب ها از ماشين هاي الکترونيکي و کارت هاي حساب استفاده شود.

نکته قابل توجه در دفاتر فعلي اضافه شدن دو ستون خريد و دارائي هاي استهلاک پذير ميباشد منظور از خريد ،خريد کالاهابي است که براي کسب درآمد و فروش مجدد خريداري ميشود که براي دفاتر اسناد رسمي به لحاظ اينکه فقط خدمات ارائه مي نمايند موضوعيت ندارد

دارائي هاي استهلاک پذير

سرشکن کردن و تخصيص دادن بهاي تمام شده دارايي ثابت را به طريقي معقول و منظم به دوره هاي استفاده از آن را استهلاک گويند.

بهاي تمام شده معمولا در طول مدت استفاده از دارايي ، ثابت مي ماند، بطوريكه در پايان عمر مفيد دارايي، مجموع اقلام استهلاک دوره هاي استفاده از آن برابر مي شود با بهاي اوليه منهاي ارزشي که براي دارايي اسقاط در نظر گرفته شده است و هدف استهلاک، سرشکن کردن بهاي تمام شده است و نه تعيين ارزش دارايي.

به تدريج که از عمر مفيد اقتصادي دارايي کاسته مي گردد، استهلاک آن منظماً به صورت هزينه به عمليات واحد اقتصادي تخصيص مي يابد. (مانند هزينه استهلاک دستگاه کپي که و به شکل هزينه استهلاک  انعکاس پيدا مي کند و بر صورت سود و زيان اثر مي گذارد.)

مقررات مربوط به طرز محاسبه استهلاك  در  مواد 150 و 151 قانون مالياتهاي مستقيم آمده است و هزينه استهلاك داراي جدول قانوني مي باشد كه در مجموعه قوانين مالياتي درج شده است براي مثال مدت استهلاك تلفن و امو ال و اثاثه اداري و دستگاه كپي و سخت افزار سيستم هاي رايانه اي  ده سال و براي سخت افزار رايانه اي شخصي سه سال ميباشد .

وفق تبصره ماده 11 اشتباهات حسابداري در صورتيکه بعداً در اثناء عمليات سال مربوط مورد توجه واقع و بر پايه استانداردهاي حسابداري در دفاتر همان سال اصلاح و مستندات آن ارائه شود ، به اعتبار دفاتر خللي وارد نخواهد کرد .

دراين خصوص لازم است متذکر شود در صورت وقوع اشتباه در ثبت دفاتر از پاک کردن , لاک گرفتن ويا خط زدن خوداري شود و جهت تصحيح ان از روش هاي  حسابداري و با مشورت با حسابدار خبره اقدام شود .

وفق ماده 12 موديان مجاز به نگهداري دفاتر مشاغل مي توانند تمام يا قسمتي از درآمد و هزينه هاي مشابه روزانه را تحت يک شماره رديف در دفتر ثبت نمايند . مشروط بر اينکه در ستون شرح دفتر ، نوع و تعـداد آنها را قيـد و اگر متـکي به اسنـاد و مدارک باشـد مشخصات آن را نيز در ستون مذکور درج نمايند در صورتيکه اقلام درآمد و هزينه و خريد و فروش دارائيهاي قابل استهلاک متکي به اسناد و مدارک باشد ، موديان مذکور مي بايست پس از ثبت موارد در دفتـر مشـاغل ، اسنـاد و مدارک مربوط را به ترتيب شماره رديف دفتر و به نحوي که براي رسيدگي به ماموران مالياتي قابل استفاده باشند نگاهداري نمايند .

انچه از اين ماده استفاده ميشود اين است که ميتوان هريک از درآمدهاي ويا هزينه هاي مشابه را تحت يک شماره ثبت نمود مثلاً جمع درامد حق التحرير اسناد تنظيمي در يک روز را تحت يک شماره و حق التحرير گواهي امضا هاي انجام شده در يک روز را نحت شماره ديگر و براي جمع ساير درامدهاي ثبتي رديف ديگري منظور نمود و يا اگر در يک روز چند فقره قبوض تلفن و  اب و برق پرداخت گردد جمع آن را در يک رديف ثبت نمود با اين توضيح که لازم است در ستون شرح نوع و تعداد انها قيد گردد و اسناد و مدارک مربوط به انها را به ترتيب شماره ثبت در دفتر , نگهداري شود تا در صورت لزوم به مامورين رسيدگي ارائه شود . که ذيلاً نمونه ان قابل ملاحظه است لازم به ذکر است که اين نمونه مناسب دفاتري است که فافد سيستم الکنرونيکي ميباشند

وفق ماده 13 در موارد نگهداري دفاتر مشاغل، درآمد ها و هزينه ها و خريد و فروش دارائي هاي قابل استهلاک بايد در همان روز انجام و در دفتر مشاغل ثبت گردد.

و وفق تبصره 1 ماده13 تاريخ مذکور در مدارک يا فاکتور فروش يا خريد و غيره ملاک قطعي تاخير تحرير شناخته نمي شود و هرگاه انجام و ختم اين گونه اعمال با توجه به روش و طرز کار موسسه تابع تشريفات و طي مراحلي باشد تا موضوع آماده براي ثبت در دفتر مربوط شود، فاصله بين تاريخ فاکتور يا مدارک و روز آماده شدن آن براي ثبت در دفتر تاخير ثبت تلقي نخواهد شد.

و وفق  تبصره 2 همان ماده  تاخير در تحرير عمليات در صورتي که به منظور سوء استفاده نباشد تا 15 روز به تشخيص اداره امور مالياتي و بيش از آن به تشخيص هيات 3 نفري موضوع بند 3 ماده 97قانون مالياتهاي مستقيم مصوب 3/12/66 و اصلاحيه هاي بعدي به قانوني بودن دفاتر خللي وارد نخواهد کرد.

و وفق  تبصره 3 همان ماده در مواردي که دفاتر موضوع اين آئين نامه توسط مقامات قضائي يا ساير مراجع قانوني از دسترس مودي خارج شود و صاحب دفتر از تاريخ وقوع اين امر حداکثر ظرف سي روز دفاتر جديد امضاء، پلمب و عمليات آن مدت را در دفاتر جديد ثبت کند، تاخير ثبت عمليات در اين مدت به اعتبار دفاتر خللي وارد نخواهد کرد.

و وفق تبصره 4 تاخير ثبت دفاتر در مورد اشخاص حقوقي جديد التاسيس از تاريخ ثبت شخص حقوقي و در مورد ساير اشخاص از تاريخ شروع فعاليت تا سي روز مجاز خواهد بود.

وفق ماده 16 امضاء و پلمپ دفاتر ضمن سال مالي مشروط بر اينکه تا تاريخ امضاء و پلمب هيچگونه عمل مالي و پولي صورت نگرفته باشد و همچنين تاخير امضاء پلمب تا حد مجاز مقرر در تبصره هاي 3 و4 ماده 13 اين آئين نامه در مورد دفتر مشاغل به اعتبار دفاتر خللي وارد نخواهد کرد .

وفق ماده 17 مودياني که از سيستمهاي الکترونيـکي استفاده مي نمايند موظفنـد حداقل مـاهـي يک بار خـلاصه عمليـات داده شده به ماشينهاي الکترونيکي را در دفتر مشاغل ثبت نمايند . علاوه بر اين به منظور تسهيل رسيدگي بايد آئين نامه ها يا دستور العمل هاي کار ماشين و برنامه هاي آن و نحوه کار با نرم افزارهاي مالي مورد استفاده را در اختيار ماموران رسيدگي قرار دهند.

بنابراين با توجه به اينكه بيشتر دفاتر اسناد رسمي از سيستمهاي الكترونيكي استفاده مينمايند لذا به جاي ثبت روزانه درآمد و هزينه خلاصه عمليات مالي خود را بصورت ماهانه در دفتر درامد و هزينه ثبت مينمايند .مهلت ثبت اين خلاصه تا پانزدهم ماه بعد ميباشد

وفق تبصره ماده 18 در موردي که فرم اظهار نامه تدوين شده توسط سازمان امور مالياتي کشور که در اختيـار موديـان گذارده مي شود حاوي فرم صورتهاي مالي نيز باشد ، اشخاص موضوع اين ماده با تنظيم و تصويب اين فرمهــا به تسليم صورتهاي مالي جداگـانه که خود براي موسسه متبوع تهيه نموده اند نخواهد بود ليکن مي توانند به منظور رفع ابهام احتمالي و يا ارائه اطلاعات بيشتر علاوه بر تنظيم و تسليم اظهار نامه مذبور نسخه اي از صورتهاي مالي و ضمائم مربوط را نيز همراه اظهار نامه به اداره امور مالياتي ذير بـط تسليـم نمايند.

وفق ماده 19 از اشخاص مشمول بند ب ماده 96 قانون مالياتهاي مستقيم هر يک که در امور توليد و خريد و فروش کالا فعـاليت ندارند و فعاليت آنها به طور مشخص محدود به دريافت بهاي خدمات و پرداخت هزينه هاست ، بايستي صورت خلاصه درآمد و هزينه ها را حتـي المقـدور با تفکيـک انواع آنهـا تهيـه نمايند.

وفق تبصره ماده 19 چنانچه فرم اظهار نامه تدوين شده توسط سازمان امور مالياتي کشور که در اختيار موديان گذارده مي شود از حيث لــزوم ارائه اطلاعات مذکور در اين ماده کفايت امر را بنمايد موديان مزبور ملزم به تهيه و تسليم صورتهاي جداگـانه نخواهند بود ليکن ميتوانند به منظور رفع ابهام احتمالي ويا ارائه ي اطلاعات بيشتر علاوه بر اظهارنامه نسخه اي از حساب درآمد و هزينـه و يـا حساب سود و زيان خود را نيز که به شرح فوق تنظيم نموده اند به انضمام ساير يادداشت ها و مدارک موجود همراه اظهـار نامه به اداره امور مالياتي ذير بط تسليم نمايند .

 موارد رد دفاتر

وفق ماده 20 تخلف از تکاليف مقرر در اين آئين نامه در موارد زير موجب رد دفاتر ميباشد :

1-در صورتي که دفاتر ارائه شده از پلمب خارج شده و يا فاقد يک يا چند برگ باشد.

از انجائيكه تمامي اوراق دفتر داراي شماره ميباشد لذا چنانچه برگي از انها كم شود قابل ملاحظه است و قبل از پلمپ دفتر بايد دقت شود اشتباه چاپي رخ نداده باشد و شماره اي از صفحات كم نباشد .

2-عدم ثبت يک يا چند فعاليت مالي در دفاتر به شرط احراز.

در مورد دفاتري كه فاقد سيستم ميباشند و بايد درامد و هزينه خود را بصورت روزانه ثبت نمايند ثبت تمام فعاليتها ضروري است فقط ميتوانند درامدهاي مشابه ويا هزينه هاي مشابه هريك را تحت يك رديف ثبت نمايند و دفاتري كه داراي سيستم ميباشند ميتوانند آنها را بصورت ماهيانه ثبت نمايند .

3-ثبت تمام يا قسمتي از يك فعاليت در حاشيه

4-ثبت تمام يا قسمتي از يك فعاليت (آرتيكل)بين سطور

 ثبت در حاشيه و حتي بين سطور مجاز نميباشد و بايد تمام نوشته ها بر روي خطوط ثبت شده و در انتهاي سطر هر ستون براي ادامه ثبت از سطر بعدي همان ستون استفاده نمود                                                                         

5-تراشيدن، پاک کردن و محو کردن مندرجات دفاتر به منظور سوء استفاده.

6- جاي سفيد گذاشتن بيش از حد معمول در صفحات و سفيد ماندن تمام صفحه در دفتر مشاغل به منظور سوء استفاده .

به منظور جلوگيري از هرگونه شائبه سوء استفاده در ثبت دفاتر حتماً از شماره رديف براي هر ثبت استفاده ميشود و معمولاً چنانچه نوشته تا انتهاي سطر نرود بقيه سطر را خالي ميگذارند و ثيت بعدي را از از اول سطر آغاز مينمايند .

7-تاخير تحرير دفتر مشاغل زايد بر حد مجاز مندرج در تبصره هاي 2 الي 4 ماده 13 و تاخير تحرير زايد بر حد مقرر در ماده 17اين آئين نامه.

8- اشتباه حساب حاصل از ثبت عمليات موسسه در صورتي که نسبت به اصلاح آن طبق مقررات تبصره ماده 11 اين آئين نامه اقدام نشده باشد.

چنانچه اشتباه رخ داده در ثبت دفاتر ً در اثناء عمليات سال مربوط مورد توجه واقع و بر پايه استانداردهاي حسابداري در دفاتر همان سال اصلاح و مستندات آن ارائه شود ، به اعتبار دفاتر خللي وارد نخواهد کرد .

9- در صورتيکه مؤديان مالياتي حسب مورد از اوراق مخصوص ماده 169 قانون مالياتهاي مستقيم استفاده ننمايد.

در حال حاضر  فرم هاي بخصوصي در اين خصوص آگهي نشده است

10- عـدم ارائـه آيين نامه ها يا دستور العمل هاي نحوه كار با نرم افـزارهـاي مـالي مـورد استفـاده در مورد اشخاصي که از سيستم هاي الکترونيکي استفاده مي نمايند.

اين دستورالعمل ها معمولاً تحت عنوان راهنما توسط شركت توليد كننده نرم افزار تهيه ودر اختيار بهره بردار قرار داده ميشود .

11- عدم ارائه يک يا چند جلد از دفاتر ثبت و پلمب شده (ولونانويس.)

باتوجه به حجم عمليات مربوط به دفاتر اسناد رسمي به نظر نميرسد دفتري نياز به جلد اضافي داشته باشد و لي در هرصورت چنانچه دفتر اقدام به پلمپ بيش از يك جلد در سال مالي مربوطه نموده باشد بايد هنگام ارائه دفتر نوشته شده ، دفتر نانويس را نيز به اداره امور مالياتي تسليم نمايد .

12- استفاده از دفاتر ثبت و پلمب شده سالهاي قبل (با توجه به مقررات ماده 3 اين آيين نامه).

چنانچه دفاتر سالهاي قبل نانويس و بدون استفاده مانده باشد مودي حق استفاده از آنها را ندارد و  به  دلايلي از قبيل اينكه اسراف نشود و غيره نميتوان استفاده نمود خصوصاً اينكه تعداد دفاتر پلمپ شده توسط ادارات امور مالياتي ثبت ميشود .

13- عدم تطبيق مندرجات دفاتر با اطلاعات موجود در سيستم هاي الکترونيکي، در مورد اشخاصي که از  سيستم هاي مذکور استفاده مي نمايند.

در صورتيكه دفتر از سيستم الكترونيكي استفاده مينمايد بايد خلاصه عمليات را در دفتر ثبت نمايد اين خلاصه بايد از حيث مبلغ و تعداد عمليات با سيستم مطابقت داشته باشد و عدم تطابق موجب رد دفتر ميباشد .

14-ـ ثبت هزينه‌ها و درآمدها و هر نوع اعمال و اقلام مالي غيرواقع در دفاتر بشرط احراز (توضيـح آنكـه ثبت هزينـه‌هائي‌كه وقـوع آن محقـق بوده اما به‌دلايل خاص قانوني قابل قبول از حيث مالياتي نيست و برگشت داده مي‌شود، بمنزله ثبت هزينه‌هاي غيرواقع تلقي نمي‌شود.)

هدف از ثبت درامد و هزينه در دفاتر  احراز درامد و هزينه واقعي مودي ميباشد و بديهي است ثبت غير واقعي درامد ويا هزينه موجب رد دفتر گردد و لي برخي از هزينه ها علي رغم اينكه واقعي است با توجه به ساير مصوبات و دلايل قانوني هزينه قابل قبول تلقي نميگردد در اين موارد فقط هزينه برگشت داده شده ولي دفتر رد نميشود و ماليات درآمد حاصل شده ناشي از اين برگشت محاسبه و بايد پرداخت گردد .

تبصره ـ در مورد بند6 اين ماده چنانچه سفيد ماندن جهت ثبت تراز افتتاحي باشد موجب رد دفاتر نخواهدبود و همچنين سفيد ماندن ذيل صفحات دفتر در آخر هر روز يا هر هفته يا هر ماه بشرطي كه اسناد داراي شماره رديف بوده و قسمت سفيد مانده با خط بسته شود، به اعتبار دفتر خللي وارد نمي‌آورد.

وفق ماده 21 هيات سه نفري حسابرسان موضوع بند 3 ماده 97قانون مالياتهاي مستقيم، در صورتيکه با توجه به دلايل توجيهي مؤدي و نحوه تحرير دفاتر و رعايت استانداردهاي حسابداري و درجه اهميت ايرادات مطروحه از سوي اداره امور مالياتي و رعايت واقعيت امر، احراز نمايند که ايرادات مزبور به اعتبار دفاتر خللي وارد نمينمايد، ميتوانند نظر خود را مبني بر قبولي دفاتر و اسناد ومدارک اعلام نمايند .

پايان